Pengalaman Menguruskan Tender Sebuah Universiti Tempatan

---

 Tender atau kontrak kerajaan mungkin selalunya jadi dambaan para peniaga.Apalagi bila dapat sesuatu projek tak kira perkhidmatan ataupun jadi pembekal bahan.Ia adalah sesuatu yang mengujakan bagi penggiat business kerana boleh mendapat pulangan lumayan.


Tanpa tak disengaja dan tanpa pengalaman,tahun lepas October saya sudah mendapatkan sebuah tender sebuah  universiti tempatan untuk syarikat kawan saya.Entah bagaimana ia bermula saya pun hanya mampu tersenyum sahaja,mungkin sudah tersurat rezeki kawan saya dan saya hanya perantara rezeki yang telah ditetapkan buat kami.

Dalam pengurusan tender tersebut,banyak perkara saya belajar.Bagaimana kita memberi sebut harga (quotation),pendaftaran syarikat sebagai pembekal kepada institusi tersebut,bagaimana cara bayaran dan banyak lagi pahit manis saya lalui ketika menguruskan tender ini.

Asbab dari ini juga,saya belajar banyak perkara dalam business.Bagaimana manusia boleh berubah dengan sekelip mata.Boleh dikatakan saya sempat stress dalam beberapa minggu dalam mengurus tender ini dan sempat merasa tertekan bila ia sampai ke final,sempat jadi buah fikiran dan mengganggu enaknya makan dan lenanya tidur saya.Alhamdulilah,semua itu jadi pengajaran buat saya dan ia sebuah pengalaman yang mematangkan saya dalam berhadapan dengan apa jua situasi.

Untuk membekalkan produk mahupun perkhidmatan kepada organisai kerajaan.

Caranya.

1.Daftarkan syarikat dengan institusi tersebut.Borang original pendaftaran dibeli dengan harga RM30 dan selalunya bendahari hanya terima borang original untuk proses local order.Oleh kerana institusi ini jauh dari Kuala Lumpur,saya minta bantuan dari sana untuk pos borang kepada kami di Kuala Lumpur.Borang hendaklah diisi dengan jelas juga disertakan document yang diperlukan seperti SSM,Bank statement dan ada beberapa lagi documen penting.Ini penting untuk melayakkan sesebuah syarikat menjadi pembekal kepada organisasi tersebut.
2.Selalunya organisasi kerajaan akan ambil 3 quotation untuk buat penilaian.Mereka akan pilih diantara 3 quotation tersebut.
 3.Apabila terpilih,mereka akan daftarkan syarikat dalam senarai syarikat yang layak berurusan dengan institusi tersebut.
4.Sebut harga yang kita beri akan daftar bil dalam sistem kewangan (maybe dalam 3 hari bekerja)
5.Sebaik lulus,LPO akan dicetak dan institusi akan minta pihak syarikat yang terlibat untuk tanda tandatangan LPO dan syarikat akan menyerahkannya semula dengan invoice sekali.
6.Bila lengkap dan disahkan benar oleh penerima,bendahari akan pergi ke next step untuk proses pembayaran.Selalunya kata mereka dalam (14 hari bekerja untuk mendapatkan bayaran)

Masa proses LPO inilah keperitan hidup saya selama 3 minggu terjadi.Saya langsung tiada pengalaman tentang terma bayaran dari organisasi kerajaan secara LPO.Rupanya bayaran hanya lah melalui LPO yang menyatakan amount,dan bayaran selalunya  dijelaskan selepas produk atau perkhidmatan diterima.Ada juga kes-kes tertentu yang saya pernah baca lambat menerima bayaran.Jadi syarikat perlukan modal yang besar untuk rolling dulu duit sendiri untuk menampung segala kos.

Perkhidmatan yang kami berikan ketika itu adalah rombongan lawatan sambil belajar ke negera seberang.Jadi kami melibatkan agen pelancongan dan perhotelan di Indonesia juga.Jadi memang saya ingat seperti kebiasaanya bayaran dijelaskan sebelum lawatan dimulakan.

Atas masalah pengurusan pihak yang terlibat juga,mereka booking melalui saya  agak lambat.Jadi semuanya jadi kelam kabut.Mana nak booking bilik hotel,LPO masih belum keluar.Nak booking tempat lawatan mengikut itenari lagi,tapi LPO belum keluar.Masalah berpunca kerana sebelum ini mereka tidak berurusan dengan saya dari awal,bila last minit mereka mencari saya dan saya masih cuba juga membantu mereka dalam terhadnya waktu .Bayangkan  1-2 bulan lagi pergi baru nak buat semua.Sepatutnya mereka kena uruskan 6-8 bulan sebelum pergi.

Oleh kerana kenalan saya dan kerana mereka juga minta bantuan.Saya cuba lakukan yang terbaik.Kesian juga,ini projek student dan lecterur,kesian kalau semuanya terbatal.Dalam keterbatasan waktu,saya cuba selesaikan.Walaupun mereka juga jauh di utara.Aplikasi whatsapp,email dan pos laju menjadi perantara kami.Doa saya moga semua pihak dipermudahkan urusan.

Pihak student yang mengelola projek lawatan mereka,pihak syarikat pelancongan kawan saya menerima bayaran mereka,pihak agency di Indonesia sudah booking semuanya.Alhamdulilah,semuanya selesai 3 hari sebelum mereka berangkat.Allah mendengar doa saya.

Ini bukan lagi cerita untung rugi.Ini cerita semua pihak senang hati.Urusan booking hanya confirm bila company terima LPO.Sedikit pun pihak syarikat TIDAK  meragui institusi tersebut,tapi ia melibatkan modal yang besar kerana bilangan student yang ramai,maka kos yang terlibat juga bukan sedikit,jadi dengan terimanya LPO tersebut ia adalah satu jaminan untuk pihak syarikat akan menerima bayaran selepas perkhidmatan diterima.

Walaupun bayaran hanya diterima selepas mereka pulang dari Indonesia TAPI dengan adanya surat jaminan(LPO) itu sudah memadai buat syarikat.

Atas faktor kelewatan proses LPO juga,pihak student telah terpaksa menggunakan sumber kewangan mereka 50% sebagai deposit agar hotel yang kami booking tidak dibatalkan.Memang saya rasa kasihan sangat,tapi apakandaya saya hanya orang perantara,bila syarikat mahukan sedikit jaminan,mereka juga push bayaran.Saya jadi orang tengah berhadapan dengan kedua-dua pihak ini .


Oleh kerana zero pengalaman,disinilah keserabutan saya bermula.Dan ternyata saya juga terasa bagaikan dihimpit batu di bahu saya ini bila company push untuk bayaran.Sebenarnya LPO itu sudah memadai pun,cuma bila semuanya last minute LPO juga lambat keluar apalagi bendahari ketika itu begitu sibuk dengan hal konvekesyen jadi kiri dan kanan saya menerima desakan.

Alhamdulilah, semuanya dapat diselesaikan sebelum beberapa hari mereka berangkat.Syukur pada ALLAH dengan sebuah pengalaman ini.Pengalaman ini juga mengajar saya bagaimana berhadapan dengan situasi kritikal dalam berniaga.

Pengalaman ini juga mengajar saya dalam berniaga kadang-kadang manusia lupa kata-kata mereka.Saya berdoa suatu saat bila saya berada diatas,saya hanya mahu mempermudahkan urusan orang.Saya lebih telus dalam berurusan.

Untung sikit tak apa,asalkan tiada apa yang bersengketa.Dalam dunia marketing pusing sana pusing sini itu biasa,tapi tidak sesekali kita menganiaya.

Alhamdulilah,terima kasih atas pengalaman ini.Ia sudah berlalu,berlalu memberi pengajaran dan pengalaman.Saya juga belajar dengan ragam manusia.

Semuanya sudah selesai,selesai dengan baik.Hubungan dengan organisasi ini masih saya jaga sebaiknya.Masih bertanya khabar dan berita..syukur ya ALLAH.Tahniah juga buat syarikat kawan kerana jadi syarikat berdaftar dengan institusi tersebut selama 2 tahun.Mereka mungkin akan dapat projek lagi selepas ini.InsyaALLAH...

Bahagian saya jika mereka dapat projek lagi?Itu antara dia dengan Allah..saya pun tak perlu meminta-minta,jika selepas ini ada projek lagi mereka dapat tanpa sepengetahuan saya,itu urusan mereka.Mereka beri saya terima,mereka berdiam apa daya saya?Rezeki ini kan luas...bagi saya bila ada orang jadi perantara rezeki kita,mungkin perantara yang patut kita hargai .Namun tetap pemberi rezeki dariNYA.

Hakikatnya,saya tetap tersenyum,tetap bahagia.Saya yang tidak punya apa-apa,tidak ada syarikat besar-besar,tiada pekerja yang ramai,tiada pengalaman.Hanya hubungan baik dan cuba memberi terbaik,saya berjaya mendaftarkan sebuah syarikatt di sebuah universiti tempatan.Tersenarai sebagai pembekal universiti selama 2 tahun pula tu.Mungkin akan disambung juga kontrak mereka nanti.

Saya anggap ini sebagai achievement peribadi .

Dan saat ini segala pelajaran,pahit manis mengurus tender ini saya anggap sebuah pengalaman yang bermakna.

















Appreciate your time reading this entry.

---