Panduan Contoh Surat Kiriman Rasmi Mengikut Format Yang Betul

---

Surat kiriman rasmi ialah surat formal yg dibuat khusus bg tujuan dan perhubungan yg rasmi.
Ini kerana, surat kiriman rasmi ditulis berpandukan kepada format yg tertentu, penggunaan bahasa yg formal, dan panggilan yg rasmi.
Antara contoh penggunaan surat kiriman rasmi adalah utk membuat aduan/bantahan/cadangan, membuat rayuan, memohon peruntukan/derma, permohonan pekerjaan, membuat jemputan rasmi, surat menempah barangan atau tempat, dan lain-lain lg yg melibatkan tujuan rasmi.
Baca juga: Download 100+ contoh resume terkini 2020
Selain itu, surat rasmi juga adalah medium perhubungan yg penting di antara agensi Kerajaan dgn agensi Kerajaan yg lain.
Lazimnya, surat kiriman rasmi dlm agensi Kerajaan dihantar utk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan, tindakan dan keputusan.
Seiring dgn perkembangan teknologi maklumat, surat kiriman rasmi kini blh dihantar melalui emel dgn segera selain melalui pos, penghantaran tangan mahupun faks.
Format Penulisan Surat Kiriman Rasmi Penulisan surat kiriman rasmi tertakluk kepada format penulisan yg berikut:
Nama dan Alamat Pengirim
Nama dan alamat pengirim mestilah diletakkan di bahagian paling kiri atas. Pemulaan nama dan alamat pengirim tersebut perlu ditulis dlm huruf besar.
Pd penghujung setiap baris mestilah diletakkan tanda koma dan pd paling akhir alamat hendaklah diletakkan tanda noktah.
Di dlm alamat tersebut mestilah mengandungi nombor premis/rumah, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti, poskod, bandar, dan negeri.
Contohnya:
Razif Bin Ahmad
No 159, Jalan Intan Duyong 4,
Taman Intan Duyong,
71050 Port Dickson,
Negeri Sembilan.
Kemudian selang satu baris, dan satu garisan panjang melintang diletakkan sehingga hujung bg membezakan alamat pengirim dan penerima.
Bg jabatan rasmi Kerajaan pula, lazimnya alamat tersebut diletakkan di kepala surat yg dipanggil sbg Letter Head.
Letter Head adalah pengenalan kepada Kementerian/Jabatan/Agensi dan mengandungi alamat lengkap utk memudahkan urusan surat menyurat.
Nama, Jawatan, dan Alamat Penerima Nama, jawatan dan alamat penerima mestilah diletakkan selang satu baris drpd garisan melintang tersebut.
Seperti nama dan alamat pengirim, nama, jawatan, dan alamat penerima juga mestilah ditulis dlm huruf besar ada pemulaanya.
Setiap baris juga mestilah diletakkan tanda koma dan tanda noktah diletakkan paling akhir alamat pengirim iaitu selepas nama negeri.
Seperti dlm alamat pengirim, alamat penerima mestilah mengandungi nama premis, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti, poskod, bandar, dan nama negeri.
Contoh:
Komandan,
Institut Latihan dan Kefahaman Islam (ILMI),
Angkatan Tentera Malaysia,
71050 Port Dickson,
Negeri Sembilan Darul Khusus.
Tarikh:
Tarikh perlu ditulis selari dgn nama negeri pd bahagian alamat penerima di bahagian paling kanan surat. Tarikh mestilah ditulis dgn menulis nombor haribulan, nama bln (yg ditulis penuh) dgn kesemua huruf adalah huruf besar dan nombor thn.
Contoh:
1 JUN 2020
Gelaran
Selang sebaris drpd alamat penerima adalah dikhaskan utk gelaran. Penulis perlu mengenalpasti gelaran yg sesuai utk diletakkan di dlm surat kiriman rasmi tersebut.
Sbg contoh, gelaran Yg Berhormat (YB) bg wakil rakyat manakala individu yg pernah menerima Darjah Kebesaran drpd Persekutuan mahupun negeri, gelaran Dato’ Seri, Dato’ atau Datin Seri atau Datin digunakan.
Jika penulis sukar utk mengenal pasti gelaran yg sesuai, mereka blh menggunakan gelaran umum iaitu Tuan/Puan.
Penulisan gelaran di dlm surat kiriman rasmi tersebut mestilah disertai dgn tanda koma pd hujung gelaran tersebut.
Perkara
Perkara perlulah ditulis selang sebaris drpd gelaran yg disebutkan tadi. Perkara adalah maksud umum tujuan surat kiriman rasmi ini diberikan.
Pd kebiasaannya, perkara tidak ditulis terlalu panjang dan tidak terlalu pendek.
Perkara di dlm surat kiriman rasmi mestilah digariskan. Ini bg membezakan perkara dan isi kandungan surat tersebut.
Contoh:
Permohonan Sewaan Dewan ILMI Bg Tujuan Perkahwinan
Kandungan Surat
Kandungan surat perlulah menceritakan niat atau tujuan surat kiriman rasmi tersebut dihantar. Surat kiriman rasmi tersebut mestilah tidak terlalu panjang atau meleret dan mempunyai beberapa perenggan.
Penomboran perenggan perlu dimulakan pd perenggan kedua dan seterusnya.
Pd kebiasaannya, kandungan surat kiriman rasmi akan diakhiri dgn ucapan sekian dan terima kasih.
7. Tandangan, Nama dan Jawatan Pengirim
Di akhir surat kiriman rasmi ini, pengirim perlu menurunkan tandatangan di bahagian kiri surat.
Tandatangan itu mestilah diikuti dgn memberitahu nama penuh pengirim dlm huruf besar kesemuanya.
Selepas nama penuh ditulis, pengirim perlu menulis nama jawatan pengirim (jika ada) pd baris seterusnya.
Contoh Surat Kiriman Rasmi Berikut merupakan contoh surat kiriman rasmi bg panduan mereka yg ingin menulis surat dlm format ini.

---